Od 2 października 2008 roku obowiązuje nowy sposób dokumentowania nabycia spadku przez spadkobierców – notarialne poświadczenie dziedziczenia, przy czym możliwość taka zastrzeżona jest dla spadków otwartych po 30 czerwca 1984 r. Notariusz na podstawie przedłożonych dokumentów i oświadczeń potencjalnych spadkobierców sporządza protokół dziedziczenia i akt poświadczenia dziedziczenia. Spadkobiercy nie muszą składać żadnych wniosków ani pism procesowych.
Dotychczas jedynym sposobem uzyskania urzędowego poświadczenia prawa do spadku było sądowe stwierdzenie nabycia spadku. Wiązało się to z koniecznością złożenia wniosku do sądu i często kilkumiesięcznym oczekiwaniem na rozprawę. Notarialne poświadczenie dziedziczenia skraca cały proces do kilku dni, przy czym sama wizyta w kancelarii zajmuje około godziny. Nie bez znaczenia jest także większy komfort: spadkobiercy nie przychodzą na wezwanie sądu, ale umawiają się z dowolnie wybranym przez siebie notariuszem na spotkanie w dogodnym terminie. Nie ma tutaj znaczenia ostatnie miejsce zamieszkania spadkodawcy, jak to jest w postępowaniu sądowym. Przy okazji otrzymują także wskazówki, jakie dokumenty muszą zgromadzić, a które de facto są identyczne z tymi, które zobowiązani byliby przedstawić w sądzie. Należą do nich:
- akt zgonu spadkodawcy
- akty urodzenia spadkodawców, którzy nie zawierali związków małżeńskich
- akty małżeństwa spadkobierców pozostających w związkach małżeńskich, bądź rozwiedzionych
- testament spadkodawcy jeśli został sporządzony
- zaświadczenie o numerze PESEL spadkodawcy
Wydanie aktu poświadczenia dziedziczenia może nastąpić jeżeli: nie ma sporu co do kręgu spadkobierców i przypadających im udziałów, wszystkie osoby, które mogą wchodzić w rachubę jako spadkobiercy ustawowi i testamentowi, a także osoby, na których rzecz spadkodawca uczynił zapisy windykacyjne, będą brały udział w czynności notarialnej, spadkodawca w chwili śmierci nie był cudzoziemcem lub bezpaństwowcem, w skład spadku nie wchodzą prawa rzeczowe lub posiadanie nieruchomości położnej poza granicami Polski, nie wydano dotychczas orzeczenia o stwierdzeniu nabycia spadku, nie toczy się postępowanie o stwierdzenie nabycia spadku, ani nie został wydany akt poświadczenia dziedziczenia, testament spadkodawcy nie jest testamentem szczególnym.
Notariusz w pierwszej kolejności sporządzi protokół dziedziczenia, zawierający wymagane prawem zgodne oświadczenia stawających przed nim osób. Dokument ten zastępuje protokół rozprawy przeprowadzonej w sądzie. Za składanie fałszywych oświadczeń grozi odpowiedzialność karna. Jeżeli jest testament, zostaje on otwarty i ogłoszony. Spadkobiercy składają także oświadczenia o prostym przyjęciu spadku lub przyjęciu spadku z dobrodziejstwem inwentarza albo o odrzuceniu spadku – o ile są one wymagane, a zatem wówczas, gdy poświadczenie dziedziczenia następuje przed upływem sześciu miesięcy od daty śmierci spadkodawcy, a spadkobiercy uprzednio oświadczeń tej treści nie składali. Wymóg ten dotyczy także osób, na których rzecz spadkodawca uczynił zapisy windykacyjne.
Na podstawie protokołu dziedziczenia notariusz sporządza akt poświadczenia dziedziczenia, czyli dokument odpowiadający postanowieniu o stwierdzeniu nabycia spadku w postępowaniu przed sądem, określający krąg spadkobierców oraz ich udziały w dziedziczonym majątku, który następnie rejestruje w systemie informatycznym do prowadzenia rejestru aktów poświadczenia dziedziczenia, utworzonym przez Krajową Radę Notarialną. Potwierdzenie rejestracji następuje natychmiast. Rejestracja nie jest możliwa, jeżeli uprzednio dokonano poświadczenia dziedziczenia po tej samej osobie. Zarejestrowany notarialny akt poświadczenia dziedziczenia ma taką samą moc jak prawomocne postanowienie sądu o stwierdzeniu nabycia spadku. Notariusz wydaje wypisy zarejestrowanych aktów poświadczenia dziedziczenia. Akt poświadczenia dziedziczenia wykazuje prawo do spadku.
Po uzyskaniu aktu poświadczenia dziedziczenia należy złożyć w urzędzie skarbowym – w ustawowym terminie – zeznanie podatkowe z tytułu podatku od spadku i darowizn.
Notarialne ustalenie praw do spadku na podstawie aktu poświadczenia dziedziczenia kosztuje:
- sporządzenie protokołu dziedziczenia – 100 zł +23% VAT
- sporządzenie aktu poświadczenia dziedziczenia – 50 zł +23% VAT
- sporządzenie protokołu otwarcia i ogłoszenia testamentu – 50 zł +23% VAT
- sporządzenie protokołu przyjęcia oświadczenia przyjęcia lub odrzucenia spadku – 50 zł +23% VAT
- koszt wypisów – 6 zł + 23% VAT za każdą stronę dokumentu